Системный подход: что это и зачем?
Обновлено: 16 мая
2022 год стал настоящим вызовом для компаний и руководителей во всем мире. Естественная реакция на текущие вызовы - либо замереть и ничего не делать, либо перестраиваться. Первый вариант грозит банкротством, второй ведет, как минимум, к сохранению своих позиций (что уже хорошо), а в лучшем случае к росту.
И, судя по повсеместному внедрению различных систем улучшений в российских компаниях, бизнес выбрал путь перестройки. При этом анализ этих программ показал, что все вновь сфокусировались на инструментах бережливого производства (или просто “lean”).
Однако, оглядываясь на пройденный путь, можем смело сказать, что внедрением одних lean-инструментов и использованием методичек от консалтинговых фирм эффективно не перестроишься. Та же Тойота, которая взята за образец для подражания, и брендом которой, как флагом, размахивают бесконечные гуру менеджмента, пришла к своему подходу более чем за 40 лет постоянного развития. И как признают сами основатели бережливого производства, фокус на инструментах ошибочен.
Реализовывая проекты по антикризисному управлению, внедрению цифровых технологий в крупных компаниях и по развитию ИТ-продуктов в стартапах, мы постоянно убеждались в одном и том же - нужен не просто набор инструментов, а системный подход к управлению.
"Системный" он потому, что состоит из взаимодополняющих друг друга компонентов, которые образуют единую систему и работают взаимосвязано. В центре его находятся люди, со всей своей сложностью и неидеальностью. Ведь главное ограничение и главный актив любых компаний - люди.
Какие же компоненты мы выделили в качестве базы системного подхода?
1. Бережливое производство
Бережливое производство лежит в основе производственной системы любой крупной компании. И погружаться, совершенствовать его можно бесконечно.
Но мы считаем, что здесь необходимо фокусироваться не на инструментах и терминологии, а на философии и самой сути бережливого производства - создание потока ценности для потребителя и устранение всех потерь.
Как оказалось, ценностью могут обладать не только изделия на промышленном конвейере, но и самый обычный офисный отчет. Просто нужно понимать, кто нуждается в этом отчете (то есть является вашим клиентом в данном конкретном случае) и каков жизненный цикл той полезной информации, которую отчет несет клиенту. То же самое с производимыми товарами, услугами, приложениями, дизайном и контентом. Путь от условного “сырья” до пользователя - это и есть поток ценности, который вы должны постоянно оптимизировать, устраняя все лишние, неоправданно дорогие или тормозящие его элементы.
Именно такой взгляд на любой процесс и должен лежать в основе определения тактики и задач, которые вам необходимо выполнить, в том числе при запуске цифровизации, оптимизации процессов, создании новых продуктов и т.д.
2. Проектное и продуктовое управление
Без понимания того, как реализовывать проекты, какие существуют подходы, инструменты продуктового управления, любая ваша инициатива рискует превратиться в хаос, влекущий превышение сроков, бюджета и терпения заказчиков или высшего руководства. Мы неоднократно наблюдали, как отличные инициативы разбивались о неорганизованную реализацию.
3. Теория ограничения систем
Это методология Элияху Голдратта, суть которой заключается в том, что производительность любой системы ограничена её так называемым "узким местом"., и перепроизводство остальных элементов неминуемо приводит к кризису.
В итоге одна из главных задач - нахождение этих ограничений, фокусировка на них и пошаговое устранение. Снижая количество ограничений, вы постепенно делаете свою систему более производительной. То есть теория ограничения систем учит правильно расставлять приоритеты в работе, выбирать приоритетные проекты и, очевидно, прекрасно дополняет концепцию бережливого производства.
4. Практики регулярного менеджмента
Набор регулярных ритуалов, позволяющий грамотно использовать не только свое рабочее время, но и потенциал каждого работника в команде. Опять же, здесь главное - понимание сути инструментов, умение адаптировать их под себя или ситуацию, а не простое следование рекомендациям. В классической теории ПРМ включают в себя
управленческое планирование;
делегирование полномочий;
работу с обратной связью подчиненных;
организацию совещаний;
работу с кадрами и решения относительно людей;
оценку эффективности работы сотрудников;
развитие кадров.
Работе с этими инструментами у нас посвящены статьи
5. Внешняя и внутренняя коммуникация
Общение внутри команды и с внешним миром - секретный ингредиент любой организации. Без отлаженной коммуникации невозможно внедрение изменений, любой проект увязнет в формальных записках и служебках, а когда вы узнаете о проблемах, будет уже поздно. Вы не сможете продать даже самый крутой продукт, внедрить и получать пользу от цифровых технологий, выявлять потери и оптимизировать бизнес-процессы.
Задумайтесь вот о чем: в последнюю пятилетку, когда мир начал активно переходить на цифровые рельсы, а искусственный интеллект встал во главу многих процессов, резко увеличилась потребность в так называемых "софт скиллах", среди которых грамотное общение и эмоциональный интеллект. Почему? Неужели в мире роботов нужно уметь приятно говорить и понимать собеседника? Ответ - да!
Если уж ошибка синтаксиса приводит к неверному коду и нерабочему алгоритму робота, то ошибка в понимании живого собеседника или неправильно подобранные слова могут обернуться бесконечными проблемами и конфликтами.
Мы именно такую реальность сейчас и имеем - 90% проблем в проектах или рабочих командах никогда бы не возникли, если б люди просто сели и договорились. Если где-то возник кризис, то смело ищите, кто кого не услышал.
6. Внедрение изменений: мотивация, PR, управление сопротивлением и лидерство
Компонент, напрямую связанный с коммуникацией и проектным управлением.
Изменение в процессах, работе, жизни - это всегда стресс. Задача руководителя - снизить этот стресс через коммуникацию, применить инструменты внедрения изменений, чтобы новые технологии использовались, а не считались навязанными сверху.
Это один из наиболее сложных компонентов системного подхода, находящийся на стыке психологии, менеджмента и маркетинга - да, идеи и нововведения нужно уметь продавать своим же сотрудникам. Иначе вы столкнетесь с саботажем. Сопротивление изменениям, даже направленным на улучшение - нормальная реакция здорового человека.
7. Стратегия и метрики, организационная структура, бизнес-процессы
"Рыба гниет с головы" - помните такую поговорку? Так вот эффективность и результативность организации начинается именно с определения стратегии и стратегических задач, описанной организационной структуры и отлаженных бизнес-процессов. Кстати, отличным помощником здесь может выступить система менеджмента качества на базе ISO 9001.
Эти три компонента формируют условия для работы прочих инструментов. И, по сути, они упорядочивают коммуникацию формальными инструментами для того, чтобы каждый человек в команде занимался своим делом, знал, куда идет организация, к кому обратиться по определенному вопросу, понимал, как выполнять свою работу, и получал необходимые ресурсы.
8. Цифровые технологии, работа с данными, кибербезопасность
Технологии упрощают жизнь - это факт. Но не просто так я упоминаю их в последнюю очередь: без принципов бережливого производства, отлаженной коммуникации и бизнес-процессов игра в цифровизацию - пустая трата времени и бюджета. Ведь ее задача - ускорение и оптимизация процессов, создание новых продуктов. А этого невозможно добиться без предыдущих компонентов Системного подхода.
Сколько раз компании внедряли технологии, которыми никто не пользуется? Сколько раз цифровые проекты сталкивались с саботажем? Цифровизация - слишком дорогое удовольствие, чтобы подходить к нему бездумно, на волне моды или просто по чьей-то рекламе. Кроме того, это еще и небезопасно, а в некоторых случаях и уголовно наказуемо.
Цифровые технологии - это прежде всего продолжение живой коммуникации и упрощение существующих информационных потоков. Они не сделают вас эффективней, если вы изначально в хаосе. Но в руках грамотного менеджера, разбирающегося в потоках данных, цифровые технологии становятся конкурентным преимуществом.
Как видите, все компоненты неразрывно связаны друг с другом. Это матрица компетенций, которая позволяет комплексно оценивать свою компанию и принимать меры по устранению ошибок или улучшению процессов. Другими словами, Системный подход - это индикатор сбалансированности вашего бизнеса. Он позволяет понять, чего именно не хватает вашей организации, фокусироваться на ограничениях. видеть их причину и действовать соразмерно сложившейся ситуации.