В этой статье поговорим про эффективные совещания. Как обычно ниже видеоверсия, а затем текстовая
Содержание
В нашей работе мы очень часто сталкиваемся с банальной проблемой - совещания ради совещаний, без конкретики и решений. Вторая частая проблема - обсуждаемые вопросы на разных совещаниях пересекаются, и один и тот же вопрос может обсуждаться несколько раз за неделю. Это не только не продуктивно, но и вызывает раздражение людей.
При этом в целом совещания необходимы. Они создают рабочий ритм. Но надо понимать, что совещания - это затраты рабочего времени Ваших сотрудников, а значит и ФОТом Вы все это оплачиваете. А любые затраты должны приносить результат.
Давайте рассмотрим простой практический пример - рядовое совещание по планированию производства и отгрузок. В нем ежедневно участвуют 3 человека, продолжительность около 1,5 часов. Средний ФОТ (зарплата + НДФЛ + социальные налоги) на 1 сотрудника около 100 000 рублей в месяц, среднее количество рабочих часов в месяц - 164,3.
Простая арифметика говорит о том, что 1 час рабочего времени сотрудника обходится бизнесу в 608,7 рублей.
Итого: 608,7*1,5*3 = 2 739 рублей 1 совещание
В году в среднем 247 рабочих дней, в результате получаем 676 506 рублей в год.
Немало, правда ли? Но что же мы сделали? Мы оцифровали всю регулярную информацию и выстроили каналы передачи: была общая таблица для продаж, производства и плановиков. Где вся информация была структурирована, и таблица была разделена по зонам ответственности для производства и плановиков. Обновлялась она ежедневно. Благодаря этому все имели доступ к самой актуальной информации и можно было с точностью до 1-2 дней спрогнозировать выполнение заказа. Плюс по итогам каждого дня начальник производства отписывался в продажи и плановый отдел номера завершенных заказов и номера заказов и позиций в заказе, где был брак или по сырью, или на выходе. В итоге из совещания мы спокойно убрали отдел продаж. Осталось 2 человека, которым оставалось обсудить детали и оперативный план на следующий день.
После всех этих манипуляций совещания стали занимать 20-25 минут на 2-х человек. Теперь бизнесу все это стоит: 608,7*0,4*2*247= 120 279 рублей! То есть прямой эффект более 556 тысяч рублей в год. И это без внедрений дорогих решений. А главное – люди стали заниматься целевой работой. А теперь представьте, какой эффект будет при работе с еще более "дорогими" людьми.
Но самое ценное - люди стали заниматься целевой работой, стало проще и комфортнее работать. А это мощный фактор для снижения текучки персонала и повышения производительности.
В итоге по нашему опыту и опыту партнеров мы можем рекомендовать следующий универсальный алгоритм.
1. Подготовка
Перед каждым совещанием должна быть четкая повестка и ответ "а зачем оно?" у каждого участника. И желательно провести инвентаризацию Ваших совещаний, чтобы исключить пересечение тем, когда на разных совещания идет обсуждение одного и того же.
Кроме того, оцените, а нужно ли оно вообще, или есть возможность подготовить автоматический отчет или ту же Канбан-доску, где все будет наглядно, а перерывы между совещаниями можно сделать больше. Конечно, вам как руководителю не хочется смотреть на доску и задачи, хочется выслушать людей, но тогда просто помните, что за это вы платите рабочим времени сотрудников, а значит и вашей прибылью.
Совещание должно проводиться в заранее определенное время, по заранее определенной структуре
Каждый участник должен четко знать, что он должен рассказать, какие цифры показать, то есть у каждого докладчика должен быть чек-лист для подготовки. И пусть повестка всегда будет одинакова, но человек может при подготовке и операционной рутине о чем-то забыть.
Если совещание "разовое", то необходимо за несколько дней разослать повестку и собрать обратную связь от людей, какие именно вопросы их интересуют, что им важно?
2. Проведение совещания
Четко придерживайтесь заранее определенной повестки
Право голоса должны получить все и по очереди. То есть человек должен четко знать, что у него будет возможность высказать свое мнение, что не надо успеть влезть и что-то сказать.
Используйте модератора, который будет управлять дискуссией
Саму структуру обсуждения рекомендуем следующую:
результаты предыдущего этапа/недели/месяца, в общем любого отчетного периода. Причины невыполнения плановых показателей
план на этап/неделю, в том числе какие есть ключевые риски, чего не хватает, что будете делать превентивно, а что, если уже негативное событие произойдет.
ответы на вопросы, дополнительные новости или форс-мажорные задачи.
завершение
3. После совещания
По итогам совещания всегда должно быть краткое резюме. Оно может просто как небольшая памятка, или как полноценный протокол. В нем обязательно должно быть:
что решили по каждому вопросу, какие действия предпринимаете;
кто ответственный;
в какие сроки.
Это закрепление, чтобы потом не было "а я не так понял", а "я не знал или не услышал". Резюме рассылается ВСЕМ заинтересованным и ответственным.
Если это проектное совещание, то менеджеру лучше вести дневник встреч, где будут описано что произошло, какие риски реализовались, какие появились новые, какие снялись, что было сделано за период, а что планируется на следующий.
Раз в неделю - оперативное совещание в определенный день и время для управления текущими задачами
Раз в месяц - совещание под обсуждение и решение принципиальных или "политических" вопросов, эскалация и решение проблем, которые не удается решить в оперативном порядке
Дважды в год - закрытое "стратегическое" совещание для обсуждения более долгосрочной перспективы, промежуточных итогов, принятия решений о привлечении дополнительных ресурсов для выполнения стратегических задач
Раз в год - закрытое совещание, где идет подведение итогов, планирование стратегических задач, проблемы коммуникации и координации, взаимодействия между командами и участниками
Были ли знакомы участники совещания с повесткой совещания?
Был ли подобран правильно состав участников совещания:
были ли все ответственные и заинтересованные в предмете обсуждения
были ли люди, которые не нужны
Была ли на совещании «скрытая повестка» дня, не озвученная перед подготовкой?
Возникали ли по ходу совещания спонтанные и плохо управляемые обсуждения проблем, без конечного результата и решений? Насколько точно соблюдался регламент совещания?
Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно? Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями? Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то, что послужило поводом, причиной?
Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?
Был ли составлен Протокол совещания с назначением ответственных за решение вопросов повестки дня?
Также делимся с Вами видео с канала Германа Гаврилова - основатель стартапа, который вырос в полноценный бизнес.