Эффективные совещания - блажь или необходимость?

Обновлено: 4 мая

В этой статье поговорим про эффективные совещания. Как обычно ниже видеоверсия, а затем текстовая

В нашей работе мы очень часто сталкиваемся с банальной проблемой - совещания ради совещаний, без конкретики и решений.

И с одной стороны совещания необходимы. Они создают рабочий ритм. Но надо понимать, что совещания - это затраты рабочего времени Ваших сотрудников, а значит и ФОТом Вы все это оплачиваете. А любые затраты должны приносить результат.

Давайте рассмотрим простой практический пример - рядовое совещание по планированию производства и отгрузок. В нем ежедневно участвуют 3 человека, продолжительность около 1,5 часов. Средний ФОТ (зарплата + НДФЛ + социальные налоги) на 1 сотрудника около 100 000 рублей в месяц, среднее количество рабочих часов в месяц - 164,3.

Простая арифметика говорит о том, что 1 час рабочего времени сотрудника обходится бизнесу в 608,7 рублей.

Итого: 608,7*1,5*3 = 2 739 рублей 1 совещание

В году в среднем 247 рабочих дней, в результате получаем 676 506 рублей в год.

Немало, правда ли? Но что же делать?

Мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1. Подготовка

  • Перед каждым совещанием должна быть четкая повестка и ответ "а зачем оно?" у каждого участника

  • Совещание должно проводиться в заранее определенное время, по заранее определенной структуре

  • Каждый участник должен четко знать что он должен рассказать, какие цифры показать, то есть у каждого докладчика должен быть чек-лист для подготовки. И пусть повестка всегда будет одинакова, но человек может при подготовке и операционной рутине о чем то забыть

  • Если совещание "разовое", то необходимо за несколько дней разослать повестку и собрать обратную связь от людей, какие именно вопросы их интересуют, что им важно?

2. Проведение совещания

  • Четко придерживайтесь заранее определенной повестки

  • Право голоса должны получить все и по очереди. То есть человек должен четко знать, что у него будет возможность высказать свое мнение, что не надо успеть влезть и что-то сказать.

  • Используйте модератора, который будет управлять дискуссией

Саму структуру обсуждения рекомендуем следующую:

  • Результаты предыдущего этапа/недели/месяца. Причины невыполнения плановых показателей.

  • План на этап/неделю, в том числе какие есть ключевые риски, чего не хватает, что будете делать превентивно, а что если уже негативное событие произойдет.

  • Ответы на вопросы, дополнительные новости или форс-мажорные задачи.

  • Завершение

3. После совещания

По итогам совещания всегда должно быть краткое резюме. Оно может просто как небольшая памятка, или как полноценный протокол. В нем обязательно должны быть освещены такие вопросы как:

  • что решили по каждому вопросу, какие действия предпринимаете

  • кто ответственный

  • в какие сроки

Это закрепление, чтобы потом не было "а я не так понял", а "я не знал или не услышал". Резюме рассылается ВСЕМ заинтересованным.

Что в итоге мы получаем от такого подхода?

Давайте все это перенесем в плоскость денег. Чуть ранее мы коснулись расчета и получили цифру в 676,5 тысяч рублей в год на проведение производственного совещания.

По итогам внедрения изменений и использованию цифровых инструментов в совещании стали участвовать 2 человека в течение 30 минут.

Теперь бизнесу все это стоить: 608,7*0,5*2*247= 150 334 рубля! То есть прямой эффект более 526 тысяч рублей в год. И это без внедрений дорогих решений.

А теперь представьте, какой эффект будет при работе с еще более "дорогими" людьми.

Но самое ценное - люди стали заниматься целевой работой, стало проще и комфортнее работать. А это мощный фактор для снижения текучки персонала и повышения производительности.

Также делимся с Вами видео с канала Германа Гаврилова - основатель стартапа, который вырос в полноценный бизнес.