Как считаете, нужно ли руководителю заниматься личной эффективностью: формулировать цели и задачи, отмечать их выполнение, подводить итоги дня, недели, месяца, года? Есть ли у Вас планировщик задач? Ведете ли Вы дневник, или все в приложении? Как вообще подходите к этой задаче? Может быть все держите в голове?
Есть хорошая поговорка: "Даже самый острый ум затупиться о тупость бытовых проблем". Кроме того, наверняка многие знакомы с проблемой, когда занимаясь важной задачей мы переключаемся на тактические задачи и уходим куда-то в сторону, бывает на несколько минут или часов, а бывает и на дни/неделию. А потом будто выныриваем из сна. При этом, согласно и нашему опыту, и мнению Элияху Голдратта, автора теории ограничения систем (ТОС), зачастую именно руководитель является ограничением системы (компании или подразделения): его установки, производительность, эффективность. И эта статья будет посвящена именно Вам, повышению Вашей производительности и результативности. Достигается это через сочетание ключевых инструментов нашего подхода:
выстраиванию процессов планирования и контроля, то есть выстраивание практик регулярного менеджмента;
поддержки вашей мотивации и предотвращения выгорания;
использованию цифровых инструментов и автоматизации, в сочетании с "ручной" работой для запуска мышления и анализа.
Дополнительно, чтобы полностью раскрыть потенциал нашего алгоритма, рекомендуем познакомиться с трудами Максима Дорофеева:
Содержание:
Есть такое изречение: "Стратегия без тактики — это самый медленный путь к победе. Тактика без стратегии — это просто суета перед поражением" (Сунь Цзы, Китай, 543–496 до н. э.). И наш алгоритм - попытка совместить тактику и стратегию, следствие многолетней личной практики, когда необходимо вести по несколько проектов одновременно: 2-3 рабочих проекта плюс личные задачи. В чем его польза? Он позволяет реализовать полноценный управленческий цикл в масштабе личности самого руководителя.
1. Планирование на день, неделю, месяц, год
Позволяет Вам не запутаться в суете оперативных задач и придерживаться стратегических целей, а в кризисные ситуации принимать верные решения
Да, план всегда будет меняться и корректироваться, это нормально. Но Вы все равно будете идти к цели, либо цель будет корректироваться. Главное - это будет осознанно. Отсюда и появилось изречение Дуайта Эйзенхауэра (генерал армии США и 34-й президент США, кавалер советского ордена «Победа» ): "План - ничто, планирование - все. Любой план устаревает в тот момент, когда вы завершили его разработку. Но в процессе планирования вы и ваши подчиненные приобретаете один взгляд на ситуацию и критерии принятия решения, следовательно, в момент неожиданности они выберут правильное решение".
Позволяет экономить мыслетопливо и ресурсы медленной системы, снижает стресс
Об этом отлично пишем Максим Дорофеев, на основе трудов американского психолога и лауреата нобелевской премии Дэниеля Канемана. Вы просто не тратите ценное мыслетопливо, которого у нас 2 часа в день, на обдумывание "что надо сделать, какие мои стратегические цели", а просто берете понятную внутренней обезьянке задачу и работаете над ней. Либо когда работаете днем, либо когда планируете следующий. В итоге Вам проще себя организовать и минимизировать необходимость дополнительной мотивации себя, а значит и снижается стрессовая нагрузка.
2. Контроль и отметки о выполнении задач
Позволяют постепенно повышать качество планирования
Наблюдая сколько задач выполнено, а сколько нет, какие именно, Вы начинаете лучше понимать себя и свою загрузку. Так, ретроспектива в проектах является одним из ключевых и обязательных инструментов повышения качества планирования и минимизации рисков. Мы об этом говорим в нашей книге и статьях про управление проектами, это и обязательный элемент Scrum.
Вы предотвращаете свое выгорание
Отмечая выполненные задачи и видя прогресс, Вы поощряете Ваш мозг, стимулируете выработку дофамина. А такой дофамин, заслуженный трудом, для мозга является более ценным. И тут опять же, работает 2 механики, которые нужны для амбициозных и долгосрочных задач. Во-первых, выполняя промежуточные задачи Вы начинаете их формулировать проще и понятнее для Вас и снижаете прокрастинационный зазор. Во-вторых, получая маленькие победы и видя результат, Вы предотвращаете выгорание и поддерживаете мотивацию на оптимальном уровне, меньше нуждаетесь в поощрении со стороны. Поэтому, одна из наших рекомендаций - вести дневник в текстовом редакторе, подводить итоги и каждый день, и по итогам недели.
Элемент №1: цифровые инструменты
Здесь в первую очередь необходимо выбрать ту связку, которая удобна лично Вам. Мы рекомендуем, как базовый вариант связку SingularityApp + Word + Заметки. Ключевое здесь. чтобы заметки были доступны как на телефоне, так и на ПК. Например, отлично подходит Google Keep. А в качестве программы выбирайте любую удобную. Ключевое - возможность автоматизировать повторение регулярных задач и чтобы удобно было именно Вам. В такой схеме мы:
в приложении (например, SingularityApp) автоматизируем повторяющиеся задачи, ставим чек-листы, вносим задачи со сроками выполнения далее следующей недели. Проводим еженедельный обзоры проектов и всех задач, формируя перечень тактических задач на следующую неделю
в заметках у нас бэклог задач на неделю (вы же задачу можете выполнять в разный день недели, простой бэклог помогает быть более гибким и минимизируете потребность лезть в приложение) и на день. Также мы рекомендуем в заметках делать записи того, что делаете в течение дня. Если нет возможности записывать, можно указывать время и записывать событие, или использовать голосовой ввод.
в Worde (внизу шаблон) подводите итоги дня, недели, месяца и года. В идеале ведете дневник, но это для самых целеустремленных, базово достаточно записывать бэклог задач и отмечать выполнение.
Элемент 2: ручная работа
Ручная работа необходима, чтобы повышался уровень Вашей осознанности, сохранялась гибкость и повышалось качество планирования.
Руками лучше всего:
записывать итоги дня в Word"е или ином текстовом редакторе, отмечать что выполнено полностью, что частично, что нет, корректировать план на день. Это занимает около 10-15 минут;
тоже самое делать с итогами и планами недели, месяца и года.: итоги и бэклог задач. Тут добавляем немного базовой математики: а сколько % задач выполнено полностью, частично или не выполнено вообще. Это занимает около 30-45 минут в неделю. В идеале еще выписывать ключевые причины, но это не обязательно. Мы рекомендуем, если Вы хотите именно роста, придерживаться подхода из OKR-планирования: нормальным является выполнение 70% поставленных задач
Чек-лист
1. У Вас должны быть цели и задачи на:
год;
месяц;
неделю;
день.
2. Стратегические задачи на год лучше держать в приложении. Ключевая задача - возвращаться к ним минимум при планировании каждого месяца, в идеале во время еженедельного обзора.
Повторяемые задачи автоматизируем в приложениях по расписанию. Тактические (на неделю) и оперативные (на день) держим в заметках или ежедневнике, с чем Вам комфортнее работать
3. По итогам дня выписываем результаты из заметок в word, отмечаем (желательно заливкой) выполнение задач (полное, частичное или не выполнили ничего) и планируем или корректируем план на следующий / текущий день. Итоги можно подводить с утра, со свежей головой.
4. По итогам недели отмечаем выполнение задач из недельного списка. Также отмечаем полное выполнение, частичное и невыполненное. Рекомендуем выписывать % по каждой группе, чтобы видели относительные показатели и отслеживали динамику. Планируем бэклог задач на следующую неделю, наиболее критичные задачи можно разнести по дням недели. Также недельные задачи планируем с учетом месячного плана, желательно смотрит задачи на год.
5. По итогам месяца делаем аналогичную работу недельному планированию и подведению итогов. Обязательно ориентируемся на задачи на год. Итоги месяца подводим или в последний день месяца, или на следующие выходные.
6. В дневном списке задач лучше выделять 3-4 ключевых задачи, которые необходимо выполнить, и дополнительные. Это могут быть и "зеленые" задачи на развитие, и красные, которые нужно выполнить здесь и сей. Тоже самое можно делать в недельном и месячном плане.
7. В Word'е рекомендуем использовать структуру заголовков, тогда Вы сможете быстро найти год, месяц и конкретный день.
8. Если в течение дня возникает непредвиденная задача, просто записываем ее в список на день, если на следующую неделю - в список задач на следующую неделю, можно в заметки или сразу в приложение, если более дальняя задача - в приложение.
9. Планировать можно по принципу либо 100% выполнения, либо, если фокус на росте, на 70%.
Как обещали, ниже Word'овский файл c предустановленной разметкой, чтобы Вы могли взять и сразу работать в нем