Всем привет. Недавно один наш клиент попросил провести небольшое исследование и подготовить рекомендации.
Сроки очень сжатые - один день, воскресенье. Источники информации - интернет.
Поэтому скажем сразу, анализ не полный и отчет в целом на уровне готовности в 75-80% от желаемого.
Но суть как раз в том, чтобы посмотреть, а что можно сделать за 10-12 часов расслабленной работы. Из 10-12 часов 50% - оформление, корректировки и т.д. :)
Ну что ж, посмотрим что получилось.
Содержание:
Компания демонстрирует стабильный тренд на падение выручки. Это может быть следствием и неэффективной торговой деятельности, и некачественной системы мотивации, и высокого уровня потерь или конкурентоспособности продукции, что отсылает нас к системе мотивации и культуре управления внутри компании.
ООО "Парфюм Косметик Сервис"
При одних из самых высоких показателей выручки по конкурентам, компания стабильно убыточна, что говорит о низкой эффективности деятельности.
Стоит отметить, что ПКС и Новая заря по сути одна компания.
Помимо финансов мы часто смотрим на отзывы сотрудников. Причем как на положительные, так и на отрицательные. По ним можно многое сказать о культуре в компании и системе менеджмента.
Какие выводы можно сделать по совокупности факторов?
Что в компании «красная» культура и авторитарное управление. Используется Х-тип менеджмента по отношению к сотрудникам. Огромная бюрократия, помноженная на низкую мотивацию и безынициативность, а бизнес-процессы генерируют огромное количество потерь.
Компания несмотря на кризисный год, продемонстрировала наиболее высокие показатели эффективности при стабильном объеме продаж.
Компания активно растет и по объемам продаж, и демонстрирует относительно высокую внутреннюю эффективность. Кризисный год также стал лучшим.
И вновь мы видим, что кризисный 2020 год не стал причиной падения чистой прибыли, а производительность труда и отношение прибыли к выручке вообще стали наилучшими. Данный тренд можно отнести и на всю отрасль.
Показатели Новой Зари и ПКС ниже как средних, так и медианных значений.
Дополнительно можно отметить, что наилучшие показатели компаний достигнуты в 2020 году.
С учетом кросс-анализа, можно принять, что целевыми значениями можно установить:
1. Производительность труда – от 1,8 до 2,2 млн руб. на человека прибыли в год
2. Отношение прибыли к выручке – от 9 до 11%
Следует отметить, что данные показатели вполне достижимы и аналогичны лучшим показателя даже при анализе компаний из различных отраслей
При достижении данных показателей эффективности прибыль составит
Для достижения целевых показателей необходимо сочетание 2-х факторов:
1. Повышение уровня продаж
2. Повышение внутренней эффективности, в том числе за счет снижения издержек и потерь.
Стратегия повышения уровня продаж заключается в:
- повышении доли на существующем рынке за счет повышения конкурентоспособности. Это и качество продукции с репутацией компании, и ценовая политика и прочие факторы.
- поиск новых рынков, как через экспансию в новые страны, так и поиск новой целевой аудитории внутри страны.
Снижение внутренних издержек также условно разделяем на:
- исключение потерь на производстве, за счет оптимизации рецептур и производственных процессов
- исключение потерь по техническим и логистическим причинам (расположение оборудования, надежность работы и т.д.)
- повышение эффективности бизнес-процессов. Как через устранение не создающих ценности шагов, так и через снижение издержек на получение и обработку информации.
При этом все изменения необходимо проводить с изменением производственной культуры компании, в том числе к переходу на постоянные изменения, а также пересмотра системы мотивации.
Для достижения целевых показателей предлагается использоваться сочетание и синергизм от 4-х инструментов/концепций:
1. Цифровая трансформация
2. Бережливое производство
3. Теория ограничения систем
4. Построение системы постоянных изменений.
- Внедрение продуктового и проектного управления
- цикла PDCA
- привлечение студентов для прохождения производственных стажировок, как источника новых кадров, так и генерации свежих идей.
Проведение комплексной цифровой трансформации преследует в первую очередь снижение издержек на получение и обработку информации для повышения эффективности принятия управленческих решений. В том числе это подразумевает:
· Оцифровку и реинжиниринг бизнес-процессов на предприятии
· Переход к управлению, основанном на данных. Для этого необходима сквозная аналитика и автоматизированный сбор данных
· Упрощение коммуникации с клиентами
· Автоматизацию и роботизацию рутинных операций, с их максимальным переводом на аутсорсинг.
Для наглядности можно воспользоваться матрицей Boston Consulting Group, компании из ТОП-3 мировых консультантов. Она выделяет 6 цифровых направлений:
· 1. Цифровой бизнес.
· 2. Цифровой маркетинг
· 3. Цифровые продукты
· 4. Digital аналитика
· 5. Цифровое производство (индустрия 4.0)
· 6. «New ways of working», новые способы работы
В нашем случае интересны 1, 2, 4, 5 и 6 пункты. 5, я считаю, один из последних по приоритетности.
В качестве примера, можно рассматривать полный уход от ручной бухгалтерии и использование сервисов для автоматизации обработки первичной документации, подачи налоговых ведомостей и т.д.
Или онлайн продажи напрямую от завода-изготовителя с доставкой транспортной компанией и отслеживанием всех перемещений клиентом через личный кабинет.
Помимо удобства клиента, создание единого информационного пространства это позволит проводить сквозную аналитику и лучше понимать клиентов.
Работа с данными вообще является ключевым элементом цифровизации: создание единой модели данных, инвентаризация данных (где и какие данные генерируются), создание подхода к работе с данными. Подробнее можно ознакомиться тут.
Подробнее по вопросам цифровой трансформации можно ознакомиться по ссылке.
В целом можно отметить, что компании, активно использующие цифровые технологии обладают показателями рентабельности и производительности труда в 2 раза лучше, по сравнению с «классическими» организациями.
В заключение хотел бы обратить внимание на Китай, как на мирового лидера экономики. Он опережает Россию на 5-10 лет, и то что актуально там сейчас – будущее российского рынка. В книге Евгения Бажова «Е-COMMERCE КИТАЙСКИЙ ОПЫТ. Если вас нет в online, вас просто нет» приводится хорошая аналитика по китайскому рынку, а также практический опыт выхода на него одного из производителей игрушек и детской одежды из Польши. Не учитывая психологии китайцев, и сделав ставку на офлайн продажи, компания понесла многомиллионные убытки.
Сейчас в Китае возможно успешно работать только в онлайне, через площадки, аналогичные нашим Яндекс, Вайлдберриз, и активно работая с микроблогерами, как лидерами мнений.
Бережливое производство подразумевает постоянный поиск и устранение потерь (муда), неравномерности рабочего процесса (мура) и перегрузов (мури).
Муда – это все то, что не создает конечной ценности для потребителя и снижает эффективность предприятия.
Муда бывают:
- необязательные
- необходимые. Например, предоставление обязательной отчетности в регулирующие органы.
К потерям относят:
1. Перепроизводство
2. Ожидание
3. Излишние запасы
4. Излишняя транспортировка
5. Излишнее перемещение людей
6. Брак
7. Излишняя обработка
8. Неиспользованный человеческий потенциал
Эти потери относятся не только непосредственно к производству, но и к офисной работе.
Для работы с этими потерями применяют несколько подходов:
· 5S - система наведения и поддержания порядка
· TQC - всеобщий контроль качества
· TPM - всеобщий уход за оборудованием
· Just-in-time - точно вовремя
На рисунке ниже приведена адаптация принципов бережливого производства в компании ТехноНиколь.
Внедрение бережливого производства и проведение цифровой трансформации на практическом примере ПАО Камаз повысило производительность труда за 10 лет в 4 раза.
Само же бережливое производство стало ранее залогом успеха Toyota и спасло от банкротства Porsche.
Использование теории ограничения систем позволяет приоритезировать направления для улучшения, чтобы минимальными ресурсами получить максимальный результат.
Так, согласно материалам Siemens, с помощью цифровых инструментов и проведения моделирования, получилось снизить первоначальные затраты на модернизацию производства в 2-3 раза, и получить 80% результата от запланированного изначально.
Все эти инструменты будут приносить результат только при изменении культуры:
- переход на более демократичное управление
- внедрение практик регулярного менеджмента
- переход на стратегию постоянных изменений и использование таких инструментов, как цикл PDCA, кривая Мура, работа с сопротивлением персонала (технические, политические, культурные причины, кривая принятия изменений).
Для управления изменениями также необходима системная работа по управлению продуктами и проектами.
В первую очередь необходимо внедрение стандарта P2M, чтобы синхронизировать все проекты с задачами организации, и PMBoK или Agile на «нижнем» уровне.
Подробнее про проектное управление можно ознакомиться тут
1. Провести анализ бизнес-процессов, оцифровать их. Построить новые бизнес-процессы, как должно быть с учетом цифровизации и принципов бережливого производства.
2. Начать активное использование бесплатных цифровых инструментов
3. Начать внедрение принципов бережливого производства и работу с учебными заведениями, для привлечения студентов.
4. Постепенный переход к комплексной цифровой трансформации
5. Пересмотр орг. структуры, систем мотивации, внедрение гибких методологий в работе (создание новых продуктов и ароматов можно отнести к запутанным системам по модели Киневин, а значит это пространство для тестирования гипотез)
Использование бесплатных цифровых инструментов позволит получить «дешевый» практический опыт, благодаря чему:
• компания будет понимать, какие требования необходимо закладывать к комплексным решениям и подойдет к полноценной трансформации более осознанно
• будут получены эффекты уже в краткосрочной перспективе;
• команда предприятия повысит свои цифровые компетенции, что снимет ограничения и сопротивление по техническим причинам;
• будут выявлены ограничения существующих бизнес-процессов и «узкие» места. Это позволит в короткие сроки повысить эффективность и эффективнее провести реинжиниринг процессов.
Рассмотрим несколько примеров бесплатных сервисов:
1. Бесплатный сервис автоматизации менеджмента Platrum.
Преимущества – создание с минимальными ресурсами цифровой структуры компании, KPI, дашбордов, базы знаний, проведения тестирования, учет финансов, ведение паролей, ведение склада.
Система имеет как бесплатный функционал, так и за небольшую стоимость
Это первый шаг к построению комплексной информационной среды, с минимальными вложениями.
2. Сервис управления проектами и организации работы Trello.
Преимущества, получаемые от использования:
· Облачный сервис, работать с которым можно как через обычный браузер на ПК, так и через мобильное приложение
· Возможна визуализация в соответствии принципами Kanban и присвоением цветных меток для каждой задачи, что позволит выявлять «узкие» места и оказывать организационное воздействие на стадии возникновения проблем
· Возможно использование принципа управления по целям и SMART задач с назначением ответственных, созданием чек-листов, сроков (в платной версии на каждую задачу можно назначать отдельный срок и ответственного). Это решает проблемы контроля и исполнительской дисциплины.
· Полноценное ведение истории по каждой задаче: прикрепление материалов, ведение обсуждения, логирование всех действий по каждой задаче. Это решает проблему исполнительской дисциплины, сокрытия информации и «забывания» задач.
· Обеспечивается сквозная передача данных, что, например позволяет отслеживать всю историю заказа от момента принятия до реализации.
· Возможно создание шаблонов задач и их копирование. Это позволяет автоматизировать работу с типовыми задачами.
· Возможна интеграция с Google Drive.
· Простой и интуитивно понятный интерфейс.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Возможный эффект: до 50% увеличения производительности.
Сайт: https://trello.com
Обучающие материалы: https://netology.ru/blog/trello
Аналоги: Jira, Wunderlist, Wrike
Так, использование данного инструмента позволило полностью перевести на удаленный режим работы подразделение из 10 человек.
3. Google Drive и документы
Google Документы – бесплатный набор удобных средств редактирования и оформления текстовых файлов, таблиц, презентаций.
Преимущества, получаемые от использования:
· Облачный сервис, работать с которым можно обычный браузер на ПК
· Имеется возможность работы нескольких пользователей одновременно с одним документом
· Автоматическое сохранение после внесения изменений в файл, а также возможность увидеть список предыдущих версий документа, отсортированный по дате и автору изменений.
· Гибкая настройка прав доступа к документу
· Совместимость с Microsoft Office
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Аналоги: Zoho Writer, Документы Quip, Документы mail.ru, Onlyoffice
Использование данного инструмента для организации взаимодействия планового отдела и производства позволило на одном из проектов получить следующие результаты:
· Время получения оперативной информации по статусу заказа снизилось с 4-5 часов до 5 минут
· Повысилось качество оперативного планирования производства – снизилось количество незавершённого производства на 50-100%, время работы оборудования в течении производственной смены увеличилось на 50 %
· Выстроено «прозрачное» производство – известно какое сырье и для каких заказов есть, когда будет готов заказ, где возник брак.
4. Облако Mail.ru
Облачное хранилище данных российской компании Mail.ru Group. Входит в пакет Mail.ru для бизнеса.
Преимущества, получаемые от использования:
· Позволяет хранить музыку, видео, изображения и другие файлы в облаке и синхронизировать данные на компьютерах, смартфонах или планшетах, а также делиться ими с другими пользователями Интернета.
· Возможность гибкой настройки прав доступа к общим папкам и документам.
· Реализовано онлайн-редактирование документов, таблиц и презентаций.
· Присутствует двухфакторная аутентификация, вход в мобильные приложения по TouchID, автоматическая проверка загружаемых файлов на вирусы.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Сайт: cloud.mail.ru
Аналоги: Dropbox, Google Диск, Яндекс.Диск, OneDrive
Сравнение сервисов: https://yandex.ru/turbo/lifehacker.ru/s/best-cloud-storage-services/
Использование данного сервиса позволило организовать работу распределённой команды и вести единый архив документов, что позволило сократить трудозатраты сотрудников на 30-50 %.
5. CRM24 от Сбербанка
Система управления взаимоотношениями с клиентами от Сбербанка, имеет бесплатную версию. Решает проблему систематизации работы с клиентами.
Преимущества, получаемые от использования:
· облачное решение - работает и в браузере с компьютера, и в мобильном приложении на iOS и Android;
· имеет возможность интеграции с 1С, в том числе расширяет ее функционал;
· быстрое внедрение - запуск системы занимает от 3 до 15 дней, в зависимости от сложности базы и нужной функциональности;
· гибкость при работе с клиентами - можно устанавливать клиентам разные статусы, чтобы делать предложения только тем, кому надо;
· Интегрируется с электронной почтой, социальными сетями и мессенджерами - получение всех сообщений от покупателей в едином окне
· Анализ эффективности разных каналов продаж - автоматически фиксируется, откуда пришёл тот или иной клиент
· Безопасность данных – клиентская база не хранится на отдельном компьютере или в расшареной папке локальной сети, как следствие – нельзя просто скопировать все на флэш карту и стереть базу данных.
Необходимые ресурсы: стабильный интернет-канал и ПК базового уровня.
Обучающие материалы:
· https://rusind.ru/besplatnaya-crm-sistema-ot-sberbanka.html#dlya-chego-razrabotana-besplatnaya-crm
Аналоги: Битрикс24 (https://www.bitrix24.ru/), HubSpot CRM, Freshsales, Workbooks.com
Сравнения аналогов:
· https://yandex.ru/turbo/blog.themarfa.name/s/chto-vybrat-sravnieniie-populiarnykh-piati-crm-sistiem/
6. Tilda
Блочный конструктор сайтов, не требующий навыков программирования. Позволяет создавать сайты, интернет-магазины, посадочные страницы, блоги и email-рассылки. Сайты на платформе собираются из готовых блоков, которые автоматически адаптируются под мобильные устройства и выделены в смысловые категории.
Это позволяет улучшить и упростить коммуникацию с клиентами, что является одной из задач цифровой трансформации.
Преимущества от использования:
· Интуитивный конструктор сайтов - создание сайта самостоятельно с помощью блоков из библиотеки
· Адаптивность - Не нужно делать работу дважды, оптимизируя дизайн под разные устройства
· Можно использовать сайт как небольшую учетную систему.
Сайт: https://tilda.cc/ru/
Альтернативы: Wix.com, Figma
7. Miro
Платформа для совместной работы распределенных команд (в том числе при дистанционной работе отдельных сотрудников).
Преимущества от использования:
· Возможность визуализировать процессы и провести их реинжиниринг
· Облачное SaaS решение, поддерживающее одновременную работу нескольких участников
· Предусмотрена возможность настройки интеграции с другими инструментами совместной работы, такими как Slack, Microsoft Teams, Zoom, Jira, Trello, Google Docs
Сайт: miro.com