Хочу с Вами поделиться интересным обзором IT-систем для управления проектами (да и не только, их можно использовать и для организации операционки).
Оригинал статьи по этой ссылке. А с разрешения автора, Екатерины Северной, публикую ее статью здесь. Также ссылки на профиль автора на хабре и на vc.ru.
В качестве предисловия скажу, что в этом обзоре рассмотрены 10 бесплатных систем управления:
И так, поехали :)
Я работаю в команде YouGile и постоянно изучаю/тестирую/пробую на вкус другие системы управления проектами.
Заметила одну интересную вещь: некоторые системы охотно позволяют пользоваться ими бесплатно. А некоторые – только делают вид, что у них есть бесплатная версия (а на самом деле урезают все «жизненно важные» функции).
Делюсь обзором 10 бесплатных систем управления проектами. Рассказываю, что в них действительно можно делать бесплатно, а что – только на платном тарифе.
10 бесплатных систем управления
В обзоре я расположила системы по порядку – от «самых бесплатных» до тех, у которых бесплатная версия исключительно ознакомительная.
«Настоящая» бесплатная версия (облачная). Если пользователей до 10 человек – то можно все, что угодно, и полностью бесплатно. Функционал не урезается. Можно работать всем отделом. Доступно общение в чатах, обмен файлами без ограничений по весу, создание любого числа проектов, досок, задач; настройка прав, шаринг досок и личный планировщик задач.
Что реально можно делать бесплатно:
Создать любое число проектов, досок, задач и подзадач.
Выстроить структуру компании: отделы, руководители, исполнители.
Настроить права доступа так, чтобы было легко работать с фрилансерами, подрядчиками, клиентами.
Поделиться доской по ссылке с любым человеком, кого нет в системе, и дать ему возможность оставлять комментарии.
Сортировать задачи в личном планировщике, выводить отдельно свои, отдельно чужие.
Общаться в чатах задач, как в мессенджерах, обмениваться файлами, цитировать коллег и ставить смайлики, если не хватает слов.
Смотреть разные отчеты и сводки.
Украшать и дополнять свои доски, как вам нравится – фоны, стикеры, таймеры, секундомеры, дедлайны, чек-листы.
Что доступно только за деньги:
Пользоваться системой в командах больше 10-ти человек.
Установить себе коробочную версию.
Тоже «настоящая» бесплатная версия. Без лимитов по времени и числу пользователей. Правда, 2 года назад, когда Atlassian купили Trello, начали добавлять ограничения. Ограничено количество досок – до 10 штук. Ограничены некоторые функции: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Однако работать можно, особенно в маленьких командах 10-15 человек. Главное – экономить место в файлообменнике и не создавать лишних досок, а для общения неплохо бы сделать интеграцию со Slack.
Что реально можно делать бесплатно:
Делать проекты, доски, задачи, карточки, списки – все, что пожелаете. Только не более 10 открытых досок.
Обмениваться файлами, не превышая ограничение в 10 МБ.
Использовать систему для себя: составлять списки дел на день, на неделю и так далее.
Вести планирование по задачам в маленькой команде.
Что доступно только за деньги:
Более 10 открытых досок.
Более 1 расширения на доску (календарь, голосование, карта, копирование карточек).
Загрузка «тяжелых» файлов.
Настройка прав доступа (например, ограничение прав пользователя в рамках доски при работе с фрилансерами, подрядчиками).
Группировка досок в коллекции (иначе, если досок много, в системе очень скоро будет бардак).
Классификация задач.
Шаблоны досок.
Экспорт данных.
Собственные фоны для досок и стикеры.
Почти «настоящая» бесплатная версия. Ограничений по числу пользователей нет. Доступных функций хватит для работы по проектам. А вот если вы хотите использовать все возможности Bitrix24 – бизнес-процессы, сквозная аналитика, интеграция с 1С и почтой, воронки продаж – тогда точно придется платить.
Что реально можно делать бесплатно:
Объединить сколько угодно сотрудников в едином рабочем пространстве.
Общаться в чатах или живой ленте, звонить по аудио и видео связи, передавать друг другу файлы.
Создавать проекты, задачи, группы.
Получать отчеты.
Хранить до 5 ГБ файлов в облаке.
Редактировать документы в совместном доступе прямо в системе.
Добавить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.
Что доступно только за деньги:
Все хоть сколько-нибудь сложные бизнес-процессы, например, согласование договоров.
Сквозная аналитика.
IP-телефония.
Создание воронок продаж.
Настройка прав доступа для пользователей.
Интеграция CRM с 1C.
Интеграция с почтой, свой конструктор email-рассылок.
Регулярные задачи, шаблоны проектов, учет рабочего времени.
«Настоящая» бесплатная версия для всех, кроме тех, на кого система собственно и рассчитана. А именно – на компании, которые хотят вести в системе работу с документами и автоматизировать ее. Есть серьезные ограничения – лимит на 100 задач по готовым формам. Свободного места на диске – всего 1 ГБ. «Обычным» же пользователям, которым нужны только доски и задачи, бесплатная версия подойдет.
Что реально можно делать бесплатно:
Работать в командах любого размера, создавать сколько угодно простых задач.
Использовать все возможности для работы с задачами: сортировка, связь задач, постановка задачи на контроль, напоминания, регулярные задачи, отложенные задачи.
Пользоваться личным планировщиком, выводить «задачи от меня» и «задачи для меня».
Обмениваться файлами, не выходя за лимиты 1 ГБ свободного места.
Автоматизировать работу с документами: согласование договоров, оформление заявок и т.д.
Выстраивать структуру компании с отделами, настраивать права доступа.
Вести учет времени, которое тратит каждый сотрудник на все задачи за указанный период времени.
Смотреть детальные отчеты и аналитику.
Интегрировать систему с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и с любой CRM.
Что доступно только за деньги:
Готовые формы для создания задач и построения бизнес-процессов. Бесплатно доступно до 100 штук, остальное – за деньги.
В 100 раз больше места на диске – 100 ГБ вместо 1 ГБ.
Функция резервного копирования.
В бесплатной версии Jira могут работать маленькие команды – до 10 человек. В целом я бы отнесла ее к «настоящим», хотя ограничения конечно есть – всего 2 ГБ места, отсутствие расширенных прав доступа и «гостевого» доступа.
Что реально можно делать бесплатно:
Создавать проекты, доски, задачи, спринты, планировать работу.
Использовать бизнес-шаблоны для проектов, например, шаблоны для отдела маркетинга, для финансового отдела, для юридического, а также есть универсальные шаблоны.
Обмениваться файлами.
Расставлять приоритеты, назначать дедлайны, контролировать работу над проектом.
Обсуждать работу с командой.
Смотреть детальные отчеты и сводки, оценивать, как загружен каждый сотрудник.
Что доступно только за деньги:
Больше 10 пользователей.
Более 2 ГБ свободного места.
Настроить расширенные права доступа, ограничить доступ фрилансеров и подрядчиков к задачам и проектам.
Иметь анонимный доступ, то есть смотреть и создавать задачи, не заходя в систему. Также удобно для работы с подрядчиками.
Вести журнал событий.
Сначала я поверила, что система дает мне «настоящую» бесплатную версию – ведь нет ограничений на число пользователей и задач. Но когда я начала ее исследовать – обнаружила множество лимитов: на настройку прав доступа, на отчеты, на интеграции. А самое обидное – лимит на 100 действий по целому ряду функций. То есть надо «экономить» свои действия. Так что нет, бесплатная версия «нечестная», чисто ознакомительная.
Что реально можно делать бесплатно:
Создавать любое количество досок, задач и списков, приглашать в систему сколько угодно людей.
Пользоваться блокнотами, календарем, заметками, напоминаниями.
Вести планирование работы, создавать спринты, анализировать производительность спринтов.
Оценивать, сколько времени ушло на каждую задачу.
Сортировать карточки по тегам, помечать их разными статусами.
Что доступно только за деньги:
Более 100 МБ свободного места.
Настройка прав доступа.
Доступ к проектам для «гостей», подрядчиков, фрилансеров, заказчиков, наблюдателей.
Отчеты и готовые формы.
Интеграции с хранилищами: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими.
Более 100 действий по ряду функций (диаграммы Гантта, mind-map, настройка полей в карточках, dashboard, timeline и т.д.)
Эту бесплатную версию отношу к «ненастоящим». Она допускает только 5 пользователей и ставит очень много ограничений. Нельзя настраивать права доступа, нельзя визуализировать процессы, нельзя оценить загрузку сотрудников. Бесплатная версия – только для ознакомления, а для полноценной работы придется платить.
Что реально можно делать бесплатно:
Ставить задачи на доски в проектах или в личном планировщике.
Сортировать задачи по приоритетам, статусам, датам.
Хранить в системе файлы (дается 2 ГБ места), редактировать документы в режиме онлайн.
Вести общение в ленте событий.
Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.
Что доступно только за деньги:
Любые отчеты – только в платной версии.
Графики и диаграмма Гантта – только в платной версии.
Смотреть индекс эффективности, вести учет рабочего времени и оценивать загрузку сотрудников – тоже только за деньги.
Настраивать права доступа, приглашать в систему «гостей».
Группировать сотрудников по отделам или командам.
Пользоваться календарем.
Относим эту бесплатную версию к «ненастоящим». Хотя она и разрешает присутствие 15 пользователей, ее функционал очень ограничен. Нет отчетов, нет Timeline, нельзя следить за сроками и контролировать выполнение задач. Чисто ознакомительная версия, и то, на бесплатном тарифе мне было трудно даже просто протестировать ее.
Что реально можно делать бесплатно:
Завести любое число проектов на основе готовых шаблонов.
Создать доски, расставить задачи, присвоить им уникальные цветные теги.
Вести общение в карточках и в ленте новостей.
Работать в личном планировщике – сортировать задачи, делать приватные задачи.
Что доступно только за деньги:
Просмотр отчетов.
Контроль сроков.
Контроль выполнения задачи, просмотр незавершенных.
Возможность следить за обновлениями в задачах.
Работа с формами.
Визуализация рабочих процессов.
Работа с чужими задачами.
По сути, бесплатной версии нет, она предлагается только для «галочки», для ознакомления с системой. В ней можно завести всего лишь 2 активных проекта, пригласить до 5 человек и занять до 100 МБ места на диске.
Что реально можно делать бесплатно:
Изучить систему изнутри, посмотреть, что и как в ней устроено.
Создать 2 проекта.
Пригласить 5 пользователей.
Пожалуй, все. Бесплатная версия «нечестная».
Что доступно только за деньги:
Полноценная работа: более 2 проектов, задачи и подзадачи, сроки, приоритеты, статусы и метки.
Общение в групповых чатах.
Визуализация данных при помощи диаграммы Гантта.
Настройка прав доступа.
Тайм-трекер, учет времени, контроль затрат времени и бюджета.
Отчеты.
Бесплатная версия определенно «ненастоящая»: есть лимит на задачи (не более 150 штук), лимит на проекты (до 80 штук), лимит на пользователей (до 5 человек). Но, самое печальное – нельзя писать комментарии и загружать файлы.
Что реально можно делать бесплатно:
Создать 80 проектов и разместить 150 задач.
Заглянуть внутрь системы и посмотреть, как она устроена, нравится ли она вам.
Что доступно только за деньги:
Любое число пользователей и проектов.
Любое число задач.
Готовые шаблоны проектов.
Ленты событий и комментарии.
Система напоминаний.
Возможность обмениваться файлами.
Настройка прав доступа для админа и для участника.
Классификация задач по меткам.
Удобные фильтры.
Видео и аудио проигрыватель внутри системы.
Интеграция с почтой, превращение писем из ящика Gmail – в задачи.
Итак, бесплатные версии есть почти у всех систем управления, но не все они – настоящие. Для полноценного бесплатного использования в личных целях (или в маленьких командах) я бы предложила YouGile, Trello, Bitrix24 или Pyrus.